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DocuWare

Dokumente intelligent erfassen & verwalten

Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines Dokumenten-Managements hängen wesentlich davon ab, wie schnell und einfach Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in das System eingebracht werden können. Das Grundprinzip von DocuWare orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung: Dokumente gelangen zunächst in elektronische Briefkörbe, in denen sie zusammengeheftet und sortiert werden.

Von dort werden sie in Archiven abgelegt. Die Archive sind der Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen für den laufenden Zugriff und für die Steuerung des Workflows über das Netzwerk zur Verfügung stehen. DocuWare verfügt über leistungsfähige Erfassungsfunktionen, die mit vielfältigen Möglichkeiten zur Automation genutzt werden können. So ist die geordnete Ablage jeglicher Dokumenttypen sichergestellt.

DocuWare revolutioniert die Papierablage

Intelligent Indexing ist ein webbasierter Service, der die wichtigsten Metadaten Ihrer eingescannten Dokumente automatisch erfasst und als Indexbegriffe vorschlägt. Dabei lernt das System bei jedem Vorgang: Kennt das System einen Dokumenttyp, werden empfohlene Indexbegriffe automatisch und zuverlässig zugeordnet.

Der Intelligent Indexing Service wurde für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt, die monatlich Hunderte von Dokumenten verschiedener Art verarbeiten, die also nicht standardisierbar sind. Er erfasst Informationen gescannter Dokumente automatisch und gezielt; bisher unstrukturierte Inhalte werden so zu wertvollen Ressourcen. 

Vorteile

  • Die elektronische Archivierung ist endlich schneller und einfacher als die manuelle Verarbeitung von Papierdokumenten.
  • Dank Crowd-Learning wird die automatische Indexierung innerhalb kurzer Zeit sehr zuverlässig.
  • Das System lernt kontinuierlich aus Ihren und den Eingaben Ihrer Mitarbeiter.

 

Glücklich ohne Papier

Briefe, kaufmännische Belege, Protokolle, Zeichnungen, Notizen und  andere Papierunterlagen werden über leistungsfähige Scanner erfasst. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu  Hochleistungsscannern ist in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen  integriert. Ebenso werden Netzwerkscanner und digitale Kopiergeräte  direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden. Nach  dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur  weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit.

Optional können beim Scannen über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus  dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung,  Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden. Zusätzlich  unterstützt DocuWare alle gängigen Erfassungsund Auswertungsprogramme  über universelle Schnittstellen.

Große Auswahl von unterstützten Dateitypen

Für die Erfassung von Dateien stehen mehrere Möglichkeiten zur  Verfügung. Durch Ziehen mit der Maus oder über das Import-Menü gelangen  sie in die DocuWare-Briefkörbe. DocuWare kann beliebige Ordner im  Dateisystem überwachen und importiert von dort neu gespeicherte Dateien  in Briefkörbe oder direkt in Archive. Alle Dateiinformationen können zur Kategorisierung und Indexierung verwendet werden. Die Dateien werden so automatisch oder um manuelle Eingaben ergänzt abgelegt.

Für die  Microsoft Office-Programme bietet DocuWare ein eigenes Add-In, mit dem  das gerade bearbeitete Dokument direkt aus Word, Excel oder PowerPoint  an DocuWare-Briefkörbe oder -Archive übergeben wird. Für weitere  Anwendungsprogramme bieten Drittanbieter ähnliche Funktionen. Über  DocuWare TOOLKIT können individuelle Ablagefunktionen einfach integriert werden.

Alle Dateien werden unverändert im Originalformat  übernommen. Für jeden Dateityp kann in DocuWare eingestellt werden,  welches Programm zur Anzeige und welches zur Bearbeitung der Dateien  verwendet werden soll. Als Grundeinstellung nutzt DocuWare seinen  eigenen Viewer zur Anzeige und für die Bearbeitung die Einstellungen des Betriebssystems.

Alternativ bietet die Funktion TIFFMAKER die  Ablage von Dokumenten über das Drucken. Aus dem Druckdatenstrom wird ein originalgetreues und unveränderliches TIFF- oder PNG-Abbild erzeugt und im DocuWare-Archiv abgelegt. Bei gleichartigen Dokumenten, etwa  Angeboten oder Protokollen, werden Kategorisierung und Indexierung  direkt aus dem Dokument gelesen und die Dokumente damit vollautomatisch  abgelegt

Massenbelege und Reorganisationsdaten

Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede  kaufmännische Lösung integriert werden. Selbsterstellte Belege wie  Ausgangsrechnungen, Journale, Berichte und andere Listen archiviert  DocuWare vollautomatisch. Dabei übernimmt es entweder mit der Funktion  TIFFMAKER den Druckdatenstrom des Windows-Betriebssystems oder es  importiert mit dem optionalen COLD-Modul  Drucker-Spooldateien anderer Herkunft. Die Druck daten werden in  Einzeldokumente zerlegt, Kategorisierung und Indexierung ausgelesen und  im Archiv abgelegt. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder  Briefbögen.

Reorganisationsdaten oder Daten, die aufgrund  gesetzlicher Vorgaben für den künftigen Datenzugriff archiviert werden  müssen, übernimmt DocuWare automatisch. Werden die Daten später vom  Ursprungssystem oder von Auswertungsprogrammen wieder benötigt,  exportiert sie DocuWare mit den Original-Dateinamen in ihrer  Ursprungsform. Für die nahtlose Einbindung der SAP-R/3-Produktfamilie  und den Zugriff auf R/3-Belege auch unabhängig von SAP-Systemen bietet  DocuWare eigene Module. Ebenso stellt es zertifizierte Schnittstellen zu Navision, SageKHK und vielen weiteren ERP-Systemen bereit.

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